視頻會(huì)議前企業(yè)應(yīng)做哪些準(zhǔn)備

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1、 視頻會(huì)議分為例會(huì)和臨時(shí)召開兩種。例會(huì)一般定在每周一晚7:30，由銷售部部長(zhǎng)主持，各客戶主管、各業(yè)務(wù)主管及相關(guān)人員參加。主要對(duì)上周工作進(jìn)行總結(jié)，提出影響工作的問(wèn)題及建議措施，討論確定本周重點(diǎn)工作安排。通報(bào)上周公司內(nèi)部重大工作安排及重要精神傳達(dá)。

2、根據(jù)需要隨時(shí)召開臨時(shí)視頻會(huì)議。臨時(shí)視頻會(huì)議一般應(yīng)提前1小時(shí)通知各參會(huì)人員，明確會(huì)議的主題及內(nèi)容。臨時(shí)視頻會(huì)議旨在解決工作中的突發(fā)事件、重大市場(chǎng)變動(dòng)情況、銷售服務(wù)以及技術(shù)、質(zhì)量等處理。臨時(shí)視頻會(huì)議可根據(jù)會(huì)議內(nèi)容決定部分人員參加，如有需要，可邀請(qǐng)相關(guān)公司領(lǐng)導(dǎo)、部門人員參加，現(xiàn)場(chǎng)處理解決出現(xiàn)的問(wèn)題。

3、視頻會(huì)議召開前，各參會(huì)人員應(yīng)根據(jù)會(huì)議主題，提前1個(gè)工作日整理、匯總好相關(guān)資料，深入分析存在的問(wèn)題以及需要解決的事項(xiàng)。工作匯報(bào)應(yīng)簡(jiǎn)潔、全面，存在的問(wèn)題應(yīng)準(zhǔn)確、精煉，對(duì)問(wèn)題的分析及措施建議應(yīng)充分、深刻，確保會(huì)議高效召開。

4、視頻會(huì)議例會(huì)召開前10分鐘，檢查系統(tǒng)的音頻、視頻傳輸是否正常，及時(shí)解決問(wèn)題，確保會(huì)議正常召開。如因特殊原因無(wú)法參加，需提前向銷售部長(zhǎng)請(qǐng)假。

5、 視頻會(huì)議會(huì)場(chǎng)應(yīng)保持良好的秩序。在會(huì)議召開期間，參會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)安靜，不得隨意走動(dòng)、交談、中途退席，不發(fā)言的分會(huì)場(chǎng)應(yīng)將音頻置于靜音狀態(tài)。

6、銷售部視頻會(huì)議例會(huì)應(yīng)指派專人現(xiàn)場(chǎng)做好會(huì)議記錄，各相關(guān)業(yè)務(wù)主管人員應(yīng)在會(huì)前準(zhǔn)備好有關(guān)資料，對(duì)存在的問(wèn)題應(yīng)有解決預(yù)案，根據(jù)會(huì)議要求，會(huì)議記錄員應(yīng)于會(huì)后1日內(nèi)整理、下發(fā)會(huì)議決議，文件管理人員根據(jù)文件控制要求督促辦理。

7、會(huì)議結(jié)束后，各相關(guān)人員應(yīng)按照會(huì)議精神及安排，立即組織處理有關(guān)問(wèn)題，安排下一階段工作。如下發(fā)決議，要求按照決議的時(shí)間、節(jié)點(diǎn)嚴(yán)格推進(jìn)。銷售部綜合管理負(fù)責(zé)根據(jù)要求督促檢查落實(shí)。

8、參會(huì)人員應(yīng)按照要求提前安排好相關(guān)工作，必須準(zhǔn)時(shí)參會(huì)，對(duì)無(wú)故遲到的，考核個(gè)人當(dāng)月績(jī)效3分/次。

9、為保證會(huì)議高效，參會(huì)人員需按要求提前準(zhǔn)備相關(guān)資料，對(duì)因問(wèn)題認(rèn)識(shí)不清、原因查找不明、措施不得當(dāng)導(dǎo)致問(wèn)題處理延誤、錯(cuò)失處理良機(jī)或造成不利影響，按公司獎(jiǎng)懲制度給予責(zé)任人違紀(jì)通報(bào)。

10、視頻會(huì)議決議作為會(huì)議討論通過(guò)的決策事項(xiàng)，具有必須貫徹執(zhí)行的重要指導(dǎo)性，全體人員必須認(rèn)真貫徹執(zhí)行。對(duì)未按規(guī)定時(shí)間、要求落實(shí)執(zhí)行決議的，考核責(zé)任人當(dāng)月績(jī)效5分/項(xiàng)，對(duì)多次（單月2次）不按要求完成決議或一次多項(xiàng)（單次2項(xiàng)）未按要求完成決議的，考核責(zé)任人當(dāng)月績(jī)效30分同時(shí)按公司獎(jiǎng)懲制度給予四類（含）以上違紀(jì)處理。

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