視頻會議系統的運行需要一個良好的環境，對此會議室的裝修應注意以下幾條：
（一）會議室的布局：
影響畫面質量的一大因素，是會場四周的景物和顏色，以及桌椅的色調。一般忌用“白色”、“黑色”之類的色調，這兩種顏色對人體將產生“反光”及“奪光”的不良效應。所以無論墻壁四周、桌椅均采用淺色色調較為適宜，如墻壁四周米黃色，桌椅淺咖啡色等，禁止使用強烈對比的混亂色彩。對攝像背景（被攝人物背后的墻）不宜掛有復雜色彩的山水人物等畫幅，否則將增加攝像對象的信息量，不利于圖像質量的提高。
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（二）會議室供電系統
為了保證會議室供電系統的安全可靠，以減少經電源途徑帶來的電氣串擾，最好采取分開供電。例如一套供電系統作為會議室照明用電和空調等設備供電；另一套作為系統終端設備、影音控制臺設備的供電。電源系統需要接地。
（三）會議室聲學要求
根據實際經驗，為保證減少聲音反射與加強吸聲效果，室內需鋪有地毯，天花板、四周墻壁內最好裝有隔音層，窗簾采用絨布材質為佳。
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（四）會議室燈光設計與光線要求
1、照度：
燈光照度是視頻會議室的一個基本的必要條件，由于會議召開時間具有隨機性，故室內應用人工冷光源，避免自然光。會議室的門窗需用深色窗簾遮擋。
光源對人眼視覺應無不良影響。選擇三基色燈（色溫3000-3500K）較為適宜。照度要求規定如下：
a）為了確保正確的圖像色調及攝像機的白平衡，規定照射在與會者臉部的光是均勻的，照度應不低于500lux，應避免直射光。
b）燈光的方向比燈光的強度更為重要，可以選擇為燈光安裝漫射透鏡，可以使光照充分漫射，使與會者臉上有均勻光照。
2、安裝位置要求：
三基色燈一般安裝在會議室天花板上，但需要注意不能使燈光直接照射到物體、與會者及光學鏡頭上，而依靠天花板對燈光的反射、散射照亮會議室。光線弱時建議采用輔助燈光，也需要避免直射，建議使用間接光源或從平整的墻體反射的較為柔和的光線。
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3、多層級燈光系統
需強調的是燈光系統要求可控的，不僅需要區分主光源和輔助光源，每種光源燈光陣列可以分別獨立開啟（至少可以分排開啟）。通過調節燈光的開啟來獲取最佳的視覺效果。
（五）其他注意點：
在確定各設備的位置后（投影儀和攝像頭如為吊頂安裝），因為部分設備后面要走的線較多，所以要留出足夠的地方或者是管道，設備線最好留點余量，以備以后調整。
注意盡量不要讓攝像頭對著窗或者是燈等亮的東西，那樣會造成逆光。
最后根據會議室布局來決定是否建設視頻設備專用控制室或工作臺。
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